Nhu cầu số hóa tài liệu ngày càng trở nên phổ biến hiện nay. Đó là câu trả lời của công nghệ cho nhu cầu của người dùng về tính hiệu quả và chính xác trong quản lý hồ sơ, tài liệu pháp lý và thậm chí cả các giao dịch cá nhân. Những tài liệu này thường là văn bản hoặc hình ảnh trên giấy hoặc phim đã được chuyển đổi sang định dạng điện tử. Tài liệu đã hoàn thành của nó có thể được lưu trữ và chỉnh sửa dưới dạng điện tử.

Một ví dụ về điều này là bản scan của các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bản quét được tạo để hỗ trợ các báo cáo kế toán, đơn xin vay hoặc chứng minh cho một yêu cầu kinh doanh. Sau đó, tài liệu được chuyển tiếp qua email, được chuyển đến thiết bị lưu trữ điện tử và các phương tiện truyền thông khác.

Không giống như việc lập hồ sơ bằng giấy bút hoặc máy đánh chữ tốn nhiều công sức, việc nhập dữ liệu thủ công khác hiện được thực hiện thông qua máy tính. Việc sử dụng các tài liệu word, bảng tính và các ứng dụng nhập liệu khác giúp giảm thiểu chi phí nhân lực và vật tư văn phòng. Ngày nay, ngày càng có nhiều người học cách ký một tài liệu Word để tạo điều kiện cho các giao dịch của họ diễn ra liền mạch hơn.

Việc ký một tệp kỹ thuật số, mặc dù không giống như việc gắn một chữ ký viết tay trên giấy thực tế, vẫn đặt ra trách nhiệm pháp lý cho người ký. Nó cũng phù hợp với đạo đức làm việc chuyên nghiệp khi dán chữ ký của bạn vào các tài liệu kỹ thuật số.

Trước khi ký một công cụ kỹ thuật số như vậy, tất cả các yêu cầu pháp lý và hành chính phải được tuân thủ. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm.

Mẹo để ký một tài liệu kỹ thuật số

Tài liệu kỹ thuật số của bạn phải là tài liệu gốc trước khi nó được sao chép kỹ thuật số. Nó phải là một bản sao chép từ bản gốc để giữ nguyên giá trị pháp lý của nó. Nó có thể được chấp nhận làm bằng chứng trước tòa nếu đó là một bản sao trung thực của bản gốc nếu phát sinh hậu quả pháp lý. Nếu không, nó không có bất kỳ giá trị nào và bị tòa án coi là phế liệu.

Nhiều công cụ trực tuyến giúp bạn viết hoặc tạo tài liệu kỹ thuật số về tài liệu có liên quan. Tuy nhiên, bạn cần biết nguồn, tính hợp pháp và mục đích của nó trước khi đính kèm chữ ký của bạn.

Không cần giấy tờ không nhất thiết có nghĩa là bạn sẽ hy sinh tác dụng ràng buộc của công cụ kỹ thuật số của mình. Bạn cần biết ai đã thực hiện các chứng thư kỹ thuật số yêu cầu chữ ký của bạn. Tính xác thực của tệp phụ thuộc vào tính hợp pháp của giao dịch và con người của người gửi hoặc người tạo tệp.

Các tệp kỹ thuật số có tác dụng ràng buộc giống như một tài liệu vật lý, ngay cả khi các bên của nó ở quá xa nhau để thực thi nó trực tiếp. Nhận thức được năng lực pháp lý của người đã gửi tài liệu cho bạn cũng đảm bảo rằng ai đó phải chịu trách nhiệm nếu các vấn đề phát sinh do việc ký tài liệu kỹ thuật số.

Các yêu cầu để ký một tệp kỹ thuật số khác nhau tùy thuộc vào loại của nó. Chữ ký điện tử của bạn phải tuân thủ các điều kiện cần thiết của nó, cho dù là tài liệu hình ảnh, âm thanh, video hay phim.

Bạn có thể muốn đính kèm chữ ký của mình trên một tác phẩm nghệ thuật mà bạn đã làm cho mục đích quảng cáo hoặc để lưu trữ. Hoặc chữ ký của bạn là cần thiết trên các tài liệu quan trọng, nhưng bạn đang đi du lịch. Dù là trường hợp nào, phần đính kèm của chữ ký số đối với một bản ghi kỹ thuật số hoặc điện tử là rất quan trọng. Những trường hợp này đòi hỏi các yêu cầu khác nhau, một phần là do các luật khác nhau ở nhiều tiểu bang.

Sự phát triển của các thiết bị từ giấy thành tiện ích thông minh, chuyển tài liệu khái niệm kỹ thuật số đổi mới sang màn hình máy tính bảng, thiết bị công nghệ tương lai, biểu tượng, ký hiệu, đối tượng, không có giấy, vector hoạt hình phong cách phẳng

Các loại chữ ký kỹ thuật số

  • Chữ ký điện tử đơn giản

Đây là dạng chữ ký điện tử phổ biến nhất trong đó chữ ký được quét và chuyển thành hình ảnh. Các chữ ký này sau đó được gắn vào tài liệu kỹ thuật số bằng phương pháp ‘dán’ đơn giản của các ứng dụng máy tính khác nhau.

  • Chữ ký điện tử nâng cao

Loại chữ ký này yêu cầu một số cấp độ của quy trình nhận dạng điện tử hoặc kỹ thuật số. Nó xác định người ký dựa trên một số tài liệu khác chứng minh danh tính.

  • Chữ ký điện tử đủ điều kiện

Chữ ký điện tử đủ điều kiện yêu cầu sự xuất hiện trực tuyến của người ký để xác minh thêm danh tính. Bạn có thể được yêu cầu xuất hiện trên một cuộc trò chuyện video và nhận được lượt thích. Một số tài liệu có ứng dụng đính kèm để chụp ảnh hoặc ‘tự sướng’ của bạn trong khi cầm thẻ căn cước chính phủ hợp lệ của bạn.

Khi bạn ký điện tử vào một tài liệu, chữ ký điện tử của bạn sẽ tạo ra một mã kỹ thuật số được sử dụng để xác định tài liệu. Sau đó, nó được mã hóa hoặc gắn vào phần kỹ thuật số và được gửi đến người nhận cùng với khóa công khai.

Có rất nhiều công cụ sẽ giúp bạn ký điện tử. Mặc dù nếu bạn đang sử dụng bút kỹ thuật số, nó sẽ không thành vấn đề. Bạn chỉ cần mở tài liệu và ký hoặc đánh dấu nó trên thiết bị của mình.

Tóm tắt

Việc ký một tài liệu được chuẩn bị kỹ thuật số có hiệu lực pháp lý ràng buộc như nhau đối với tất cả các bên. Người ký tên phải được theo dõi hoặc xác định một cách thích hợp. Nơi xuất xứ của người ký kết phải được xác định vì các quy định khác nhau ở các bang khác nhau về nó.

Bạn có thể duyệt qua các liên kết trong nội dung này để tìm hiểu thêm về tệp kỹ thuật số của mình và cách gắn danh tính của bạn vào tệp đó.